Nepoznám človeka, ktorý by mal problém s výmenou vizitiek. No väčšina z tých, s ktorými som si vizitku už vymenil, s tým problém má. Aj keď o tom nevedia… Vizitka, navštívenka, kartička – skrátka taký malý tvrdý papierik väčšinou s rozmerom 9 x 5 cm Vám dokáže v spoločenskom styku aj zavariť. Samozrejme, ak neviete ako na to.
Najdôležitejšou funkciou vizitky sú kontaktné informácie. Preto by naša navštívenka mala byť v prvom rade prehľadná a zrozumiteľná. Dať si vyrobiť kvalitnú vizitku dnes už nie je žiadny prepych a pokiaľ nemáme jasnú predstavu o jej type a výzore, návrh dizajnu a jej výrobu prenechajme profesionálom. Nepravidelné ručne vystrihávané kartičky vytlačené na domácej tlačiarni ešte môžeme bežne vidieť u jarmočných predavačov varešiek, ale tomuto sa radšej zďaleka vyhýbajte!
Vzhľad a dizajn vizitiek je dnes mimoriadne pestrý, firmy a jednotlivci sa snažia zaujať ich farebnosťou, tvarom, vtipom, fotografiou, či materiálom. Vizitka zvyčajne charakterizuje oblasť, v ktorej jej nositeľ pôsobí. Je prirodzené, že umelci, hudobníci a výtvarníci používajú vizitku ako propagačný materiál. Zaužívaným pravidlom však je, že čím vyššia funkcia a významnejšia osobnosť, tým menej by sa mala vizitka trblietať, blýskať a ligotať od vycifrovaných zlatých písmen a farebných obrázkov.
Z pohľadu využitia poznáme tri základné typy vizitiek:
- osobné
- firemné
- diplomatické
Osobná vizitka
Je to Vaša osobná navštívenka, ktorá Vás predstavuje ako súkromnú osobu. Obsahuje iba základné údaje o osobe – meno, priezvisko, tituly a vedecké hodnosti, privátnu adresu, e-mail a telefónne číslo (pevná linka, alebo mobil).
Firemná vizitka
Pracovná, podniková vizitka Vás prezentuje ako zamestnanca firmy, predstaviteľa úradu, alebo inštitúcie. Typickým znakom firemnej vizitky je logo firmy, štátny znak alebo erb mesta, či obce. Táto vizitka už neobsahuje súkromnú adresu. Naopak, ale disponuje viacerými údajmi, ktoré sú nevyhnutné na kontaktovanie príslušnej osoby: – meno, priezvisko, tituly, funkcia v zamestnaní/firme, adresa firmy/inštitúcie, telefón, mobil, fax, e-mail. Prípadne obsahuje aj krátku informáciu o firme, ktorá približuje jej činnosť.
Diplomatická/oficiálna vizitka
Všeobecne platí, že čím vyššia funkcia, tým menej údajov je na vizitke. Oficiálna alebo diplomatická vizitka je strohá, jednoduchá a namiesto loga obsahuje štátny znak, meno a funkciu (prípadne základný kontakt). Napríklad na vizitke prezidenta republiky nenájdete žiadne tituly, len meno a názov funkcie.
Užitočný pomocník, ktorý sprevádza azda každé úvodné pracovné, obchodné či spoločenské stretnutie s neznámym i známym partnerom. Áno, čítate správne – úvodné. Vizitku by ste si mali vymeniť s partnerom hneď po zoznámení, aby si Vaše meno a funkciu mohol lepšie zapamätať.
Určite to poznáte. Ste na stretnutí, podáte si ruky a predstavíte sa vzájomne s viacerými osobami. No akosi vám už po druhej osobe vypadlo meno tej prvej. Nie je veľmi príjemné, a asi ani taktné, pár desiatok sekúnd po predstavení sa pýtať svojho partnera na jeho meno. Alebo priamo sediac za jedným stolom, pýtať sa svojho kolegu – „Prosím ťa, ako sa volá tá ryšavá čo sedí na kraji?“ Alebo sa márne snažíte konverzovať tak obratne, aby ste neboli nútení vysloviť meno osoby, s ktorou, či o ktorej práve hovoríte.
Nezúfajte, práve na to sú dobré vizitky. Nie sú len zdrojom dokonalej kontaktnej informácie, firemného statusu, či opisom Vašej pracovnej pozície, či zamerania. Vizitky si vymieňame s ľuďmi s ktorými sme nadviazali kontakt po prvý krát, ale aj s tými, s ktorými sa síce poznáme, ale nemáme na seba priamy, či aktuálny kontakt. Prípadne s bývalými spolužiakmi, priateľmi, ktorých sme už dlhšie nevideli a vieme, že vzájomný kontakt by mohol byť užitočný. Treba však dobre zvážiť komu, kedy a za akých okolností vizitku dáte. Nemali by ste ich len tak dávať všetkým neznámym pri prvom stretnutí.
Ale poďme na to po poriadku. Hosť dáva vizitku prvý, hostiteľ druhý. Ďalej sa však pri výmene vizitiek riadime pravidlami spoločenskej prednosti. Spoločensky nižšie postavená osoba prvá, spoločensky vyššie postavená osoba druhá. Obchodný zástupca, predavač, podnikateľ odovzdáva vizitku prvý, klient druhý. Ako som už uviedol, vizitky sa spravidla odovzdávajú na začiatku stretnutia, ale môžete tak urobiť aj v jeho závere. Osobne, ale odporúčam výmenu vizitiek už na začiatku stretnutia po predstavovaní. Po celý ďalší čas totiž viete, s kým hovoríte, poznáte jeho pozíciu a hlavne viete jeho celé meno správne, čím sa vyhnete zahanbujúcim situáciám.
Ale tu pozor! Vizitku odovzdávame až na záver samotného predstavovania. Nedržíme ju v ruke už pred podaním ruky partnerovi. Ak sa predstavuje naraz viacej osôb, počkáme s výmenou vizitiek až kým sa všetci nepredstavili. Pri hromadných predstaveniach by sme mali vizitky odovzdať najbližšiemu okruhu ľudí. Napr. ak sedíte pri jednom stole štyria – piati, tak všetkým, ak sedíte na slávnostnom obede pri veľkej tabuli 50-ti, tak si vizitky vymieňajú len vedľa seba a oproti najbližšie sediace osoby.
Často sa stáva, že partner Vám vizitku odovzdá, no Vy práve tú svoju pri sebe nemáte. Vtedy sa len jednoducho ospravedlňte, že ju nemáte a že ju odovzdáte pri ďalšom stretnutí, alebo pošlete emailom. Len prosím nepíšte svoje kontaktné údaje na papierový obrúsok, či podpivník z reštaurácie. Vyzerá to príliš lacno a neprofesionálne!
Nepodceňujte, ani dôkladné uskladnenie vizitiek v kovovom vizitkári, alebo v elegantnom koženom puzdre. Vybrať z vrecka špinavú, ošúchanú a pokrčenú vizitku je neprípustné faux pas. V peňaženke vizitky nenosíme, paradoxne to pôsobí veľmi „lacno“. Vizitky by mali byť čisté, podľa možností vždy aktualizované. Ak obsahujú už neplatné informácie o kontakte, môžete ich prepísať pred svojim partnerom perom. No nikdy nie vopred. Nepôsobí to veľmi profesionálne. Urobte tak až pred jeho očami.
Vizitku odovzdávajte jednou rukou (Japonci ich odovzdávajú obojručne), nikdy si ju nevyberajte z vrecka nohavíc! Ak dostanete vizitku aj Vy, najskôr si ju poprezerajte, prípadne zareagujte aj na jej obsah a dizajn (samozrejme iba pozitívne) a ak sedíte, potom si ju počas celého stretnutia nechajte položenú na stole. Vizitku si schovajte až po stretnutí. No nedávajte si ju len tak ledabolo do vrecka nohavíc. Najlepšie do náprsného vrecka saka, alebo do kabelky, či do vlastného vizitkára. Pôsobí to slušivo a svojho partnera neurazíte.
O tom, že prijímanú vizitku sa oplatí prečítať a pozorne prehliadnuť svedčí aj moja osobná skúsenosť s jedným „prešibaným“ zahraničným partnerom. Pri stretnutí sme si vymieňali vizitky a on mi nonšalantne vybratú vizitku z vizitkára podával s anglickým „This is My Card!“. Ja som ju zobral do ruky a bez toho, aby som si ju prezrel dal do vnútorného vrecka na saku. On si naopak moju vizitku dokonale prehliadol, podržal v rukách a debatoval so mnou ďalej. Až keď som si o niekoľko dní na to vyprázdňoval vrecko saka, som zistil, že som sa pred ním určite strápnil. Na „jeho“ čistej vizitke bolo iba jednoduché „MY CARD“ (moja vizitka). Tento „fór“ iba potvrdzuje, že výmena vizitiek je vysoko dôležitá súčasť etikety a protokolu. A aj to, že nevšímavosť sa nevypláca…
Papierové vizitky majú aj pridanú hodnotu – môžeme na ne napísať odkaz (píšeme ho na druhú stranu navštívenky). Tento spôsob komunikácie v súčasnosti využíva málo ľudí, no v diplomacii a vyššej spoločnosti je znakom „dobrej školy“. Vizitky prikladáme aj k darčekom a kvetinám, ak ich neodovzdávame osobne. Napr. na divadelnej premiére, alebo ak niekomu posielame fľašku dobrého vína, sektu či koňaku v taštičke s pripnutou vizitkou. Ale pozor, nezabúdajte vizitku vždy vložiť do malej obálky na vizitky rovnakého formátu!
V diplomacii i vyššej spoločnosti sú zaužívané skratky francúzskych slov, ktoré v špecifických protokolárnych situáciách rukou vpisujeme na zadnú stranu vizitky. K skratke, či krátkemu textu vždy pridávame aj vlastnoručný podpis, čím vizitku s odkazom personifikujeme.
Vizitkou sa možno poďakovať za blahoželanie alebo darček – do ľavého dolného rohu pripíšeme „P.R.“ (pour remercier) – poďakovanie. Skratku „P.F.“ (pour féliciter) – pre šťastie, môžeme použiť na gratuláciu k povýšeniu, sviatku, či narodeninám. Pri blahoželaní k novému roku pripájame k skratke P.F. aj letopočet. Pri kondolovaní a vyjadrení sústrasti na vizitku napíšeme „P.C.“ (pour condoléance). Pri odchode z funkcie, alebo úradu na zadnú stranu vizitky môžeme pripísať „P.P.C.“ (pour prendre congé) – na rozlúčku.
Protokolárne skratky alebo aj vlastnoručné odkazy na vizitke umocňujú skutočnosť, ako si osobu, ktorej list, pozdrav, dar, či kvetinu posielate, vážite a aký význam prikladáte vášmu vzťahu. Z obyčajného neosobného potlačeného papiera zrazu „dýcha“ živá duša. Stačí ak na vizitku pripíšete: „S vďakou, Ján a Katarína.“, alebo „Veľa šťastia, Peter.“ Aj vďaka používaniu takýchto krátkych milých odkazov na vizitkách budete v očiach svojho okolia vnímaní ako elegantní a šarmantní komunikátori.
