Kto z nás ešte neabsolvoval pracovné stretnutie?! Schôdzka s kolegami, vedením firmy, klientom, či s obchodným partnerom je súčasťou pracovného života väčšiny z nás. Ako sa však na pracovné stretnutie pripraviť, aby sme boli úspešní a zvládli aj pravidlá obchodnej etikety? Tu je sedem základných pravidiel, ktoré by sme mali pri schôdzke dodržať:
PRIPRAVTE SA NA STRETNUTIE
Na obchodnú schôdzku by ste mali prísť pripravení. Pozorne si preštudujte problematiku, ktorú budete preberať. Prineste si pomôcky ako pero a zápisník, alebo ak patríte k tým technicky vyspelejším tak tablet, či notebook, aby ste mohli zaznamenať dôležité poznámky nevyhnutné k ďalšej práci po stretnutí, prípadne klientovi ukázať PPT prezentáciu. Nezabudnite si doplniť vizitkár a ak je to nutné pribaľte si aj prezentačné materiály. Vždy myslite na to, že či už ste stretnutie iniciovali Vy, alebo tí druhí, mali by ste dôkladne poznať agendu, ktorú budete s partnerom preberať. Nepripraveným šťastena nepraje!
PRÍDITE NA SCHÔDZKU VČAS
Na dohodnuté stretnutie nikdy nemeškajte! Výhovorky o dopravnej zápche, chorom dieťati, či problémom s parkovaním nepôsobia príliš profesionálne. Svoj predchádzajúci program si zariaďte tak, aby ste na schôdzku prišli v pohode s predstihom a bez stresu. Ideálne 15 – 20 min. vopred. Nikdy totiž, neviete, koľko sa zdržíte napr. pri čakaní na výťah, zapisovaní na recepcii, či hľadaní správnej miestnosti. Myslite aj na to, že čas Vášho partnera je vzácny a najmä pri významných ľuďoch na vyšších pozíciách je ich itinerár vypočítaný na minúty presne. Tak, ako by sa schôdzka mala načas začať, by sa mala aj v dohodnutom termíne skončiť.
VYPNITE SI TELEFÓN
Nie je väčší nepriateľ etikety, ako najlepší „priateľ“ človeka – mobilný telefón! Uvedomte si, že na stretnutí je prioritou komunikácia s partnerom a nie s kýmkoľvek iným po telefóne. V čase vyhradenom na schôdzku by ste mali telefonovanie nielen oželieť, ale pre jeho pokojnejšiu atmosféru vypnúť aj zvonenie a najlepšie i vibračný mód. Určite nepôsobí zdvorilo, ak Vám počas rozhovoru otravne vibruje telefón v kabelke, či aktovke… Nezabúdajte, že i prehliadanie e-mailov, surfovanie na internete, či sociálnych sieťach nepatria k slušnému bontónu počas pracovnej schôdzky. Aparát by sme nemali vykladať na stôl, ale radšej ponechať ležať v aktovke, či kabelke pod stolom. Ak si musíme nejaký hovor po telefóne predsa len vybaviť, požiadame svojho partnera o prepáčenie a telefonát si vybavíme mimo miestnosti stretnutia.
PREDSTAVTE SA ELEGANTNE
Každá pracovná, ale i súkromná schôdzka s niekým novým, či neznámym, si vyžaduje aj elegantné predstavenie. Partnera pozdravíme s príjemným úsmevom, mali by sme byť naladení pozitívne, predstavíme sa (v prípade, že sa stretávame prvýkrát) menom, priezviskom a uvedieme firmu/inštitúciu ako aj svoje zaradenie/pozíciu. „Dobrý deň, som Ján Novák zo spoločnosti Firma s.r.o., vedúci oddelenia odbytu“. Pri pozdrave a predstavovaní si zvyčajne podávame s partnerom ruku. Dbáme na to, aby stisk nebol ani slabý, ale ani prisilný. Mal by byť krátky, presvedčivý a pri podaní rúk nezabúdajme aj na očný kontakt, ktorý je rovnako dôležitý. Podanie ruky je veľmi jednoduchý akt spoločenského styku ľudí, no ak ho pokazíme navŕtame tým „červíka“ pochybnosti o našej osobnosti… K dobre zvládnutému predstaveniu patrí i zdvorilá elegancia odievania. Na pracovné schôdzky by sme mali voliť vhodný dress code. Ak sa uchádzame o dôležitú pozíciu, alebo podpisujeme kontrakt i odev by mal byť primeraný, teda formálny (Business formal). Páni by mali mať tmavý oblek, košeľu s dlhým rukávom a kravatou, čierne šnurovacie topánky. Dámy nohavicový, alebo sukňový kostým tmavšej farby, bielu blúzku, či košeľu a lodičky s plnou špičkou. Nezabúdajme aj na pančušky. V prípade, že sa stretávame s kolegom na káve, či obede v lacnej reštaurácii, môžeme zvoliť ležérnejší štýl obliekania na úrovni Business alebo Smart Casual. Páni svetlejší oblek aj bez viazanky, prípadne len košeľu a nohavice a dámy sako, blúzka, sukňa/nohavice, pričom vrchný a spodný diel odevu nemusí byť z rovnakého materiálu, lodičky môžu mať i otvorenú špičku. Odev by však nemal byť len akousi módnou záležitosťou, ale i prejavom úcty a rešpektu k nášmu partnerovi. Preto, by sme mali džínsy, mikiny, športové saká, či sandále radšej oželieť a nahradiť ich serióznejšími kúskami.
BUĎTE PRESVEDČIVÝ
Azda nie je nič dôležitejšie, ako patričná dávka sebaistoty a presvedčivosti. Na to, aby sme pracovné stretnutie zvládli na jednotku, musíme pôsobiť príjemne, prirodzene a dôveryhodne. Okrem správne zvoleného odevu a vzhľadu by sme mali ovládať aj rečovú komunikáciu. Hovoriť by sme mali zreteľne, nahlas a s príjemným tónom. Používať spisovný jazyk. Mať správne držanie tela, nehrbiť sa, nenakláňať príliš blízko k partnerovi. Odmeranosť, či prílišné sebavedomie alebo naopak ustráchanosť, zakríknutosť a submisívna poloha neprispejú k úspechu našej schôdzky.
ČÍTAJTE REČ TELA
Neverbálna komunikácia je azda dôležitejšia, ako tá verbálna. K reči tela patrí naša gestikulácia (pohyby rúk), mimika (výrazy a pohyby tváre), haptika (dotyky) i posturika (pohyby tela). Až takmer 70 % toho, čo na druhých vnímame, je reč tela. Najčastejšou chybou v komunikácii je nesúlad verbálnej a neverbálnej komunikácie. Teda, že niečo iné hovorí naše telo a niečo iné ústa. Mali by sme ovládať reč svojho tela, i vedieť čítať reč tela druhých. Myslime na to, že mať prekrížené ruky je síce pohodlné, ale náš partner to môže „čítať“ ako uzavretosť, nesúhlas a nervozitu. Pri presviedčaní partnera sa rovnako nevypláca chytať sa za špičku nosa, či škriabať na hlave, čo v reči tela znamená klamstvo. Telo i tvár a pohľad by sme mali mať smerované podľa možnosti na partnera, sedieť by sme mali najlepšie oproti a pri presviedčaní by sme nemali preháňať gestikuláciu, či mimiku tváre.
NENECHÁVAJTE TO PODSTATNÉ NA KONIEC
Pracovná schôdzka je určená prioritne na výmenu informácií a nie na klebetenie a nadväzovanie priateľstiev. Aj preto by sme mali myslieť na to, čo počas stretnutia chceme a musíme partnerovi povedať. Určite by sme si to podstatné nemali nechávať až na koniec, pretože potom už nemusíme mať pre „našu“ tému dostatok času.
Záverom už len jedna rada. Na každé stretnutie si prineste optimizmus a dobrú náladu! Váš partner Vám ju dozaista opätuje. Nikto nie je nadšený ak sa musí hodinu zhovárať s namosúreným a unudeným „studeným čumákom“. Veľa úspechov priatelia!
